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Les systèmes hébergés de téléphonie IP (VoIP) offrent un grand nombre de fonctionnalités innovantes. Ce billet de blog s’attarde spécifiquement aux fonctions de renvoi d’appel qui sont souvent peu ou mal exploitées.

Les renvois d’appels bien connus

Nous mentionnons « les fonctions » de renvoi d’appel, au pluriel, car il en existe plusieurs variantes.

Les deux renvois les mieux connus sont certainement le renvoi sur occupation et le renvoi sur non réponse. Si la plupart choisissent de programmer ces renvois vers la messagerie vocale, il est possible d’envisager ces renvois vers une adjointe ou encore une autre collègue.

Un troisième type d’appel bien connu, mais moins souvent utilisé est le renvoi d’appel permanent. Celui-ci force tous les appels vers la boîte vocale (ou un autre collègue). Ce type de renvoi est fort utile lorsque nous sommes en rencontre, pour rediriger les appels vers un collègue durant une absence prolongée ou encore … lorsque nous sommes en train de rédiger ce billet sur le blog afin de ne pas être dérangés :-).

Le renvoi d’appel comme plan de continuité des affaires

Un quatrième type de renvoi d’appel qui, celui-ci, moins connu, est le renvoi sur non-joignabilité. Ici, il n’est nulle question de la joignabilité de la personne associée au poste, mais plutôt de la joignabilité physique ou informatique du poste téléphonique en soit. Prenez par exemples les cas de panne électrique, de panne de réseau Internet ou encore d’un bris ou d’un débranchement inopiné de l’appareil.

Dans chacun de ces cas, l’appareil téléphonique est considéré par le système de téléphonie IP hébergé d’IP4B comme étant non joignable. Il est ainsi possible dans ces cas de programmer par avance un renvoi d’appel automatique vers un autre numéro de téléphone; il est souvent conseillé de choisir le numéro de téléphone cellulaire du titulaire du poste.

Ainsi, le renvoi d’appel sur non-joignabilité est super pratique pour mettre en place un plan simple de continuité des affaires afin de ne manquer aucun appel entrant.

Le renvoi d’appel par règle d’affaires

Toujours dans la catégorie « peu connu, mais super pratique », il existe aussi le renvoi d’appel sélectif. Ce dernier permet le renvoi, ou l’acheminement d’appel selon les jours de la semaine, les heures de la journée, selon le numéro appelant et certains autres critères.

Si, par exemple, votre rencontre de direction a toujours lieu les lundis matin, de 10h à midi, alors pourquoi ne pas mettre en place une règle d’acheminent ? Évidemment, il vous est possible d’exclure le numéro de votre patronne afin que vous puissiez recevoir l’appel et y répondre si elle devait vous parler.

Le nec plus ultra des renvois d’appel VoIP ?

Un dernier type de renvoi d’appel est le suivi de personne ou de pairage, bien connu sous l’appellation anglaise « find me / follow me ». Un peu comme dans le cas de la non-joignabilité, il s’agit de pairer un numéro de téléphone mobile à celui d’un poste téléphonique IP. Ainsi, dès que vous ne répondez pas à votre appareil téléphonique IP, le système IP4B tente d’effectuer votre suivi en appelant votre cellulaire. Ce n’est que si vous ne répondez pas à ce second que l’appel sera alors acheminé à la messagerie vocale (si bien sûr telle est la programmation de vos renvois sur occupation et non réponse).

Le renvoi d’appel de suivi de personne est super pratique afin de ne jamais rater un seul appel et d’offrir à vos clients une expérience de service exceptionnel. En fait, ce type de renvoi d’appel est un peu une protection contre la loi de Murphy qui prédit que tout ce qui peut aller de mal va assurément arriver. En effet, c’est souvent au moment où vous décidez d’aller vous chercher un café que vous recevez l’appel le plus important de la journée. Le renvoi d’appel de suivi de personne vous assure de toujours répondre « présent »!

Conclusion

Nous avons discuté de six différents types de renvois d’appel : le renvoi sur occupation, le renvoi sur non-réponse, le renvoi d’appel permanent, le renvoi sur non-joignabilité, le renvoi d’appel sélectif, suivi de personne (ou le « find me / follow me »).

Chacun à son utilité et chacun mérite d’être configuré au sein de votre entreprise. Nous avons à cet égard créé des vidéos sur notre chaîne YouTube afin de vous aider à mettre en place ces renvois d’appels.

Il vous est également possible de contracter notre groupe de services professionnels afin d’optimiser les meilleures stratégies de renvoi d’appel pour optimiser la productivité de votre organisation.

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